¿Qué sucede en las Organizaciones?
Los proyectos TI en los que se embarca cualquier organización deberían ser el reflejo y suponer la consecución de sus objetivos corporativos. Sin embargo, la propia complejidad de la organización, que deriva en falta de claridad en la comunicación e información, la competencia de recursos, la falta de prácticas homogéneas y de mecanismos que permitan seleccionar los proyectos de manera adecuada y gestionar correctamente los cambios de prioridades dictados por necesidades internas o de mercado, son variables que determinan la falta de éxito de los proyectos, y por lo tanto, de la consecución de los objetivos de negocio asociados a los mismos.
Las Oficinas Técnicas de Proyectos (PMO) son un elemento clave para la consecución de estos objetivos, ya que permiten:
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Establecer criterios adecuados para seleccionar y priorizar los proyectos que aportan un mayor valor a la organización
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Gestionar los cambios en prioridades y los recursos asociados de manera integrada, minimizando el impacto
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Controlar de forma global el estado de los proyectos.
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Integrar las comunicaciones y el reporting
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Definir políticas y estándares de gestión, focalizados en la anticipación y prevención
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Capacitar y desarrollar competencias
Para asegurar que se obtienen todos los beneficios que aporta la Oficina Técnica de Proyectos, debe existir un estándar de gestión de proyectos. PMI (Project Management Institute) es el modelo de Gestión de Proyectos con mayor reconocimiento a nivel mundial en la actualidad. PMI se utiliza para adecuar los proyectos TI a las necesidades de negocio, reducir costes y mejorar la calidad del producto/servicio final.
En cada organización, la implantación efectiva de un modelo de Oficina Técnica de Proyectos y de un modelo de Gestión de Proyectos, varía en función de sus necesidades específicas. Aún así, en todas ellas es necesario tener en cuenta en el proceso de cambio a las personas, a los propios procesos y a la tecnología o herramientas que darán soporte.
Para enfrentarse a este reto, el primer paso es decidir cuál es la situación objetivo que se quiere alcanzar, equilibrando la inversión que se requiere y los beneficios que se obtienen.
¿Cómo alcanzar el reto?
Gobierna TI plantea un modelo de acercamiento a la Gestión de Proyectos TI orientado a la aportación de valor, mediante la alineación de los objetivos de negocio a los objetivos de TI.
Los requisitos de negocio deben determinar cuáles son los proyectos de TI y los objetivos de los mismos.
El planteamiento de cómo abordar una iniciativa de Oficina Técnica de Proyectos, tomando como referencia PMI, tiene como base la forma de afrontar una mejora de procesos.
Es importante definir la situación objetivo en cada organización considerando los siguientes pilares:
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Lograr una mejor alineación de TI con la estrategia y las necesidades de negocio
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Optimizar el valor de TI para el negocio con una perspectiva equilibrada
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Mejorar el control de los costes de TI
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Mejorar el control de la gestión de proyectos TI para el negocio
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Identificar las áreas de riesgo y los planes de mitigación
¿Qué beneficios se obtienen?
El planteamiento de Gobierna TI, permite evolucionar desde una posición de TI orientada a tecnología, cliente o negocio a una más global: orientación a la Cadena de Valor. De este modo se pueden aprovechar las sinergias existentes y aumentar la eficiencia. Esto permite:
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Ejecutar proyectos TI de valor para el negocio
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Mejorar el rendimiento de proyectos y recursos
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Reducir los costes asociados a cambios y problemas
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Mejorar el nivel de comunicación e información
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Incremento de la satisfacción interna y externa
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Flexibilidad
Desde la perspectiva de negocio, se puede traducir en disponer de una oferta de valor para el cliente.