• ¿Tiene identificada la cadena de valor de su compañía?
• ¿Conoce cuáles son los procesos clave? ¿Procesos de soporte?
• ¿Cree que sus procesos están optimizados?
• ¿Tiene métricas de sus procesos que le permitan evaluarlos y ver la mejoría obtenida cuando aplica algún cambio en ellos?
• ¿Existe una comunicación y coordinación óptima entre las diferentes áreas de su compañía?
• ¿Se trabaja en equipo para entregar productos/servicios al cliente?
• ¿Tiene la necesidad de implantar normas de calidad o estándares vigentes?
• ¿Tiene plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes o necesidad de aumentar la producción?
• ¿Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio?
• ¿La información no fluye entre departamentos? ¿Se pierde información y no se sabe quién debe realizar cada una de las tareas?
• ¿El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución? ¿No existe información fiable para poder tomar decisiones?
• ¿La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización?
• ¿El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y no está documentado?

Si usted ya está conforme con las respuestas, probablemente no necesite orientarse a procesos e implantar una plataforma de BPM (o quizás esté conforme porque ya está trabajando orientado a procesos!). Si se ve reflejado en las problemáticas planteadas o quiere avanzar en el conocimiento de cómo se desarrollan las tareas en su compañía para poder optimizarlos, le interesa continuar leyendo.

La orientación a procesos se fundamenta en el hecho de que un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Cuando se asume que un proceso involucra a diferentes recursos para obtener un fin común, se deja de pensar en optimizar una función concreta (p.e. comercial, finanzas, operaciones, etc.) y se busca optimizar el resultado.

Por ejemplo, para entregar un producto se debe recibir el pedido, preparar la mercancía y enviarla al cliente. Esto involucra a personal de administración, que recibe un fax con el pedido y lo introduce en el sistema informático. Después el equipo de almacén debe preparar el pedido, y después el departamento de expediciones contacta a un proveedor de transporte para que recoja el pedido y lo entregue al cliente.

Cuando no estamos orientados a procesos, cada departamento tiene unos objetivos y se organiza para alcanzarlos, pero a menudo cumplir con sus objetivos individuales puede penalizar el proceso.

Por ejemplo, si estudiamos a fondo el caso, podemos encontrarnos con que administración, que tiene en sus objetivos una serie de hitos, da más prioridad a otras tareas y tarda en entrar los pedidos. De hecho, espera a que haya varios para entrarlos en el sistema, porque para sus objetivos, esto es mejor. Esto hace que almacén no tenga los pedidos hasta primera hora de la tarde, de manera que cuando se preparan los pedidos ya no se puede contratar el transporte para ese día.

También se puede dar el caso contrario, en el que administración introduce los pedidos tal como llegan, y esto puede hacer que almacén prepare los pedidos de uno en uno, haciendo más recorridos por planta de los necesarios.

Este es un ejemplo simplista para ilustrar el concepto, y por supuesto cada caso se debe estudiar en detalle, pero el denominador común es que, teniendo una visión de conjunto en vez de una visión departamental, se es más eficiente.

Este enfoque no permite sólo entregar mejores productos, sino que permite conocer las diferentes actividades, evaluar los tiempos necesarios para cada una de ellas, evaluar los perfiles requeridos, plantear alternativas a la ejecución de las actividades, tener un control cuantitativo, identificar cuellos de botella, validar la carga de trabajo, etc. En resumen, permite entrar en un ciclo de mejora continua.

Estas tecnologías ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y a la efectividad.

El ciclo de mejora continua en BPM tiene las siguientes fases:

• Modelado: Se modela mediante la herramienta el proceso, indicando las diferentes actividades con sus entradas, salidas y roles responsables de la ejecución. Se documenta el proceso.
• Análisis: Se simula el proceso y se evalúan los resultados antes de ponerlo en producción.
• Ejecución: Se ejecuta el proceso, utilizando la herramienta como entorno colaborativo que conduce la ejecución de las tareas y avisa proactivamente a aquellos que deben realizar las actividades.
• Monitorización y optimización: Se analiza las actividades y los tiempos de ejecución de cada una, se revisan cargas de trabajo y se proponen mejoras, que volverán al paso inicial de modelado.

Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante la aplicación de BPM son:

• Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.
• Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.
• Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
• Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.
• Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
• Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.
• Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.

A nivel operativo, se pueden obtener otros beneficios:

• Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.
• Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
• Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización:
• Cuellos de botella
• Reparto de la carga de trabajo.
• Eliminar actividades que no generan valor
• Eliminar duplicidades
• Reducir movimientos de documentos e información
• Minimizar aprobaciones y revisiones
• Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.
• Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
• Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
• Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.